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国家自然科学基金委员会积极贯彻全国档案局长馆长会议精神
作者: 来源:中国档案资讯网 责任编辑:龙泉市档案局 发布时间:2018-03-01

    近期,国家自然科学基金委员会(以下简称基金委)坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,积极贯彻全国档案局长馆长会议精神,认真做好2017年总结工作,细致部署2018年工作。

    全国档案局长馆长会议对档案工作性质和极端重要性作了深刻论述。强调要在新的历史条件下,发挥档案作为历史记录“明是非、辨真伪、扬善惩恶、黜奸进贤”的利剑作用,让档案能开口、说真话、促时效,让档案成为倒行逆施、违法乱纪、弄虚作假、制造种种乱象者的忌惮,对档案心存敬畏。突出了“为民守档,为民用档”的发展理念,突出了“持续移交,丰富馆藏”的建设方针,突出了“创新驱动,科研先行”的动力引领。中央办公厅副主任陈世炬在全国档案局长馆长会议上的讲话和国家档案局局长李明华在会议上的工作报告,立意深远,内容丰富,思想深刻,为新时代档案工作提供了理论指引、指明了发展方向。

    2017年基金委在档案数字化、建章立制、条件保障、交流研讨、报送征集、移交进馆等方面做了一些工作,也凸显了一些亮点。

    在档案材料接收、整理归档和档案利用方面:一是做好档案材料接收工作。按时印发档案材料移交通知,完成年度各种类型档案材料接收工作。将项目档案工作列入年度国家自然科学基金项目管理主要工作进程,实现项目档案管理与项目申请、结题等管理工作同安排、同部署。二是做好档案材料整理归档工作。借助档案数字化外包服务,严格按照合同规定,完成包括中央巡视和经责审计专项档案材料在内的年度各种类型档案材料的整理归档工作。三是做好档案利用工作。2017年提供档案查询利用106次、536件,将档案查询列入办公室政务服务事项,促使科学基金档案利用较好地发挥了服务科学研究、支撑业务工作的作用。

    在全方位把控档案数字化项目进度方面:通过开展档案数字化项目的形式推进“存量数字化、增量电子化”,实施好档案数字化项目有利于基金委档案工作的整体推进。一是加强项目节点控制。按照项目工作计划分阶段完成任务,实行项目组自查、公司复查、档案部门抽查和验收组核查的“四查”质控制度。二是加强数字化公司管理。加强项目进程协调督管,对项目执行过程中出现的问题,通过召开项目协调会、发监理通知函、变更项目经理、延付部分工程款等措施加以解决。三是加强项目监理管理。行使对项目监理的检查权和监督权,细化监理职责,确立监理回复月报和周报的机制,确保监理管理留痕化。

    在推进档案建章立制和条件保障工作方面:一是进一步完善基金委档案工作规章制度体系。制定《档案项目管理事项廉政风险分布图》《档案利用事项廉政风险分布图》和《档案管理事项廉政风险分布图》,梳理档案工作中可能存在的风险点,形成系统梳理档案工作风险点的体系,指导档案廉政风险防控工作。二是做好档案管理条件保障工作。及时订购卷皮和档案盒,备足来年装具余量;报修更换档案库房灯管,改善库房照明条件;更换数字化加工间摄像头,加强库房安全监控;及时报修库房漏水问题,排除安全隐患等。从硬件方面多方位夯实档案保障工作,筑牢档案安全体系。

    在全面发力档案研讨交流和征集报送工作方面:一是参与档案协作组活动。基金委作为中央国家机关档案工作第十一协作组轮值组长单位,2017年6月在北京主办主题为“无纸化办公条件下的机关档案工作”的专题研讨会。此外,为2017年地震系统科技档案人员培训班作题为“谈国家自然科学基金项目档案管理与档案数字化工作”的专题授课,作为特邀代表参加国家档案局和国家海洋局联合主办的“档案服务海洋强国建设”主题研讨活动等。多种形式活动的开展,促进了协作组档案工作的交流与提升。二是参加国家档案局征集报送活动。甄选“我为十九大添光彩——档案工作者时代风采摄影展”3组照片,其中单幅作品《发挥余热传帮带》入展。填报2016年度档案统计年报,报送《关于国家自然科学基金委员会档案工作有关情况的报告》,提供对《国家档案局科技项目管理办法》等制度标准的修改意见,参与主题征文和有奖竞赛等。三是档案工作参与委内论坛研讨。2017年10月基金委召开首届职工创新论坛,并就档案工作作了题为“科学基金项目档案管理的挑战与对策”的交流报告。档案管理工作参与委内论坛研讨,对提升档案工作的主动性和融合度,对档案工作的科学化管理起到了积极作用。

    在完成第二批项目档案移交进馆工作方面:2017年基金委完成了向中央档案馆第二批集中移交项目档案工作,共移交1999-2009年间科学基金项目档案纸质件(配套电子件)99331卷19376盒1345箱。《中央档案馆关于国家自然科学基金委员会档案移交工作情况的函》肯定了移交工作,检查验收得分95分。基金委分管委领导亲自带队前往国家档案局送锦旗和感谢信,档案集中移交进馆工作亦被《中国档案报》报道。科学基金项目档案移交进馆,对于进一步提升科学基金资助成果的社会影响、传播国家基础研究的资助效益具有重要意义。

    2018年,基金委将按照全国档案局长馆长会议精神和要求,统筹考虑档案工作,将相关内容列入2018年重点工作,在未来1-2年内重点推进以下五个方面工作:

    一是继续实施好档案数字化项目。在做好现有档案数字化项目的同时,启动并完成下一期项目的招标工作。基金委档案数字化与数字档案服务系统建设具有连续性,正在执行的档案数字化项目将于2018年下半年到期,为保证档案工作正常运行,计划于2018年上半年启动并于2018年下半年完成下一期档案数字化与数字档案服务系统项目的招标工作,全面梳理档案工作需求,设计档案工作服务内容,力求促进档案工作迈上一个新台阶。

    二是开展档案可用性大检查。基金委成立于1986年,馆藏档案年限久远的已经超过30年。对于时间久远的档案,应当对其可用性进行定期检查,确保其环境适宜、状态可用。基金委将开展分步骤、有重点、重实效的档案可用性大检查,计划在2018年重点检查2000年之前的项目档案、文书档案、照片档案和声像档案等,以定期检查的方式促进档案存储安全。

    三是完善电子文件归档功能。2017年基金委在委内部分部门启动了公文运转无纸化办公试点工作,确定部分项目类型开展无纸化申请试点工作,无纸化试点工作将为档案归档带来新挑战。基金委将按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范要求,制定《基金委OA电子文件归档实施方案》,优化办公自动化系统和业务系统性能,嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表等文件要求,力求在电子文件形成时就能自动或半自动开展鉴定、整理等工作,实现电子文件的预归档,理顺纸质档案向电子档案转型过渡期的档案归档问题。

    四是做好数字档案室建设准备工作。开展机关数字档案室建设试点工作,有助于加快推动机关档案信息化水平,提高机关档案工作服务能力。今年基金委将积极参加国家档案局召开的全国数字档案馆建设推进会和机关数字档案室建设评价工作现场会,跟进数字档案室建设试点申请工作,扎实推进数字档案室申报各项准备工作,争取早日加入建设试点单位的行列。

    五是及时将科学基金项目档案移交进馆。与其他部门档案工作相比,基金委的一个显著特点在于每年需要归档大量项目档案,项目档案占到档案工作总量的90%以上。且随着国家财政对自然科学基金支持力度不断增强,项目档案归档量逐年快速增加,2016年资助项目数量已经突破4万项。科学基金项目档案是国家基础研究的宝贵财富,实现项目档案的持续有序移交对发挥项目档案作用、支撑科研事业发展和建设国家创新体系具有重要意义。基金委已于2004年和2017年分两个批次移交进馆将近15万卷(件),2018年计划继续按照全国档案局长馆长会议要求,争取及时实现后续移交。

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